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Services professionnels pour le Bureau de projets

Closes in 22 days 17 Sep 2026 00:00 UTC

IT fit 65 Project management services for a bureau could be delivered by a small IT shop, but may require specific PM credentials.

Our call:

AI workability

Bid call: MAYBE AI can handle about 54% of the effort, but the tender is too vague, the buyer/jurisdiction data is mismatched, and possible PM credential or AMP authorization requirements create risk. Bid only if the full RFP confirms no security clearance/bonding requirement and PM credentials can be met via a partner or qualified individual.

DeliverableModeAI shareHoursNotes
Project management plans and governance documents
Drafting PM plans, charters, governance frameworks, and process documentation from templates and project data.
ai assisted 70% 180 AI drafts from templates and data; a human PM must approve and tailor to client context.
Status reports, dashboards, and BI
Aggregating project data into status reports, KPIs, and dashboards for steering committees.
ai agent 85% 160 AI can produce these end-to-end with light human review for accuracy and tone.
Risk, issue, and action logs
Maintaining risk registers, issue logs, and action items from meeting transcripts, emails, and project data.
ai assisted 75% 120 AI extracts and updates logs; human validates priorities and mitigations.
Meeting coordination and minutes
Scheduling, transcribing, and drafting meeting minutes and follow-up actions.
ai assisted 60% 100 AI handles logistics and drafting; human facilitation and approval are required.
Stakeholder communications and training material
Generating bilingual (EN/FR) communications, presentations, and training materials.
ai agent 80% 100 AI generates content and translations; human review ensures political and organizational sensitivity.
Stakeholder workshops and facilitation
In-person or virtual workshops, stakeholder engagement, and relationship management.
human only 10% 160 Requires human presence and judgment; AI only supports preparation and summaries.
Contract, financial, and legal administration
Signatures, integrity declarations, invoicing, financial tracking, and compliance with procurement law.
human only 20% 100 AI assists with document preparation, but legal/financial accountability is human-only.
Quality assurance, approvals, and professional sign-off
Final review and approval of deliverables, plus any required certified PM or professional sign-off.
human only 10% 80 Human judgment and credentials are required for sign-off.

Risks

  • high Insufficient scope detail in notice; actual RFP documents not provided.
    Mitigation: Request full RFP and clarification from buyer before bidding.
  • high Buyer/jurisdiction mismatch: Assemblée nationale vs MB, and LCOM is Quebec municipal law.
    Mitigation: Verify actual buyer, applicable law, and procurement portal before proceeding.
  • medium Possible PM credential requirement.
    Mitigation: Partner with a certified PM or hire a qualified contractor.
  • medium AMP authorization may be required if contract value is >= $1M.
    Mitigation: Confirm contract value; obtain AMP authorization or partner with an authorized firm.
  • medium Security clearance or onsite presence requirements are unknown.
    Mitigation: Confirm requirements; if facility security clearance is required, this is likely a no-go.
  • medium AI workability is below majority, so human effort is significant.
    Mitigation: Price and staff accordingly; do not over-automate client-facing work.

Human roles needed

  • Project director / lead · 32% — Accountable for delivery, client relationship, approvals, and professional judgment.
  • Stakeholder facilitator · 26% — Runs workshops, meetings, and on-site sessions that AI cannot attend.
  • Contract & finance administrator · 22% — Handles signatures, integrity declarations, invoicing, and legal/financial accountability.
  • QA / approval reviewer · 20% — Reviews AI-generated deliverables, ensures quality and compliance, provides sign-off.

Why not more AI

  • Cannot sign contracts or take legal/financial accountability.
  • Cannot facilitate in-person workshops or build trusted client relationships.
  • Cannot provide certified PM/professional credentials or professional sign-off.
  • Cannot perform on-site presence or security-cleared work.
  • Cannot independently interpret ambiguous or politically sensitive requirements.
  • Cannot guarantee compliance with Quebec procurement law without human legal review.

Suggested delivery stack

  • AI orchestration layer (LangChain or custom GPT agents) connected to project data sources (SharePoint, Jira, Excel) to generate status reports, risk logs, and dashboards.
  • Claude/GPT-4 for drafting and EN/FR translation; DeepL for translation QA.
  • Python/Power BI for data analysis, reporting automation, and BI dashboards.
  • Notion/Linear for project documentation and action tracking.
  • Power Automate/UiPath for RPA of repetitive data entry and document assembly.
  • Human-in-the-loop approval workflow for all client-facing deliverables.
Requirements & compliance (10)
RefRequirementKindCompliance
LCOM art. 31-32 A professional services contract must be awarded through a procedure involving qualitative evaluation of offers; it cannot be awarded on the lowest price alone.
We will respond to qualitative criteria with team qualifications and methodology.
mandatory met
LCOM art. 4.1 Every bidder must submit a written integrity declaration with its bid; otherwise the bid is rejected.
Shop can provide the required declaration.
mandatory met
LCOM art. 4.2 Before contract award, the municipal body must ensure no bidder is on the RENA; a RENA-listed enterprise is ineligible for five years.
Shop confirms it is not registered on RENA.
mandatory met
LCOM art. 4.3 For services contracts of at least $1M, bidders must hold an AMP authorization to contract.
Contract value unknown; if >= $1M, the shop lacks AMP authorization and would need to obtain it or partner.
mandatory unclear
LCOM art. 38 Open procedure notices must include evaluation criteria and modalities, deadlines, and applicable intergovernmental agreements.
Actual tender notice was not provided; cannot confirm completeness.
mandatory unclear
LCOM art. 39 Electronic submissions, if allowed, must be made through SEAO.
Shop can submit through SEAO.
mandatory met
LCOM art. 50 The lowest-price procedure cannot be used for professional services contracts.
Evaluation will be qualitative; price is not the sole criterion.
mandatory met
LCOM art. 22-25 Qualification/homologation processes may be used; criteria must be published on SEAO.
Not specified in the provided notice; may or may not apply.
mandatory unclear
LCOM art. 2.4.2 The RGC must include responsible acquisition measures.
Buyer-side requirement; bidder should be prepared to support sustainability criteria.
mandatory met
LCOM art. 34-35 For negotiated contracts on public interest grounds, a notice of intent must be published at least 15 days before conclusion.
Only relevant if a negotiated procedure is used; assumed open procedure.
mandatory unclear
Evaluation criteria & key dates
  • Qualitative evaluation of professional services offers · Not specified — Required by LCOM; price cannot be the sole criterion.
  • Team qualifications and experience · Not specified — Pre-screen flags possible PM credentials; likely a key criterion.
  • Methodology / AI-agent-first approach · Not specified — Could be a differentiator if the buyer values innovation and efficiency.
  • Price · Not specified — Part of a global evaluation; not lowest-price award.
  • Sustainable development · Not specified — May be used under RGC; not confirmed in the provided tender documents.
  • 2026-08-12 — Published
  • 2026-09-17 — Closing
Assumptions & gaps

Assumptions

  • Total effort assumed at 1,000 hours for a typical 6-month professional services engagement; actual duration/value unknown.
  • Scope is project management/PMO support, not software development or physical work.
  • AI agents have access to meeting transcripts, project data, and prior documentation.
  • Human reviewers are available for approvals, workshops, and client-facing activities.
  • Shop can provide an integrity declaration and is not on RENA.
  • No facility security clearance or bonding is required (to be confirmed).
  • Applicable legal framework is Quebec public contracting; if the buyer is actually Manitoba, requirements differ.

Gaps in source documents

  • Actual tender documents not provided; notice text is only one line.
  • Document facts are generic LCOM legal summaries, not project-specific scope, evaluation, or contract terms.
  • No contract duration, value, security clearance, onsite presence, or language requirements.
  • No evaluation criteria or weighting for this tender.
  • Buyer/province mismatch (Assemblée nationale vs MB; LCOM is Quebec municipal law).
  • No information on required PM certifications or team composition.
  • No information on whether AMP authorization is needed (value unknown).

Deep read covered 1 captured document.

Draft proposal

Generate a first-draft bid response from the AI-workability dossier — approach per workstream, compliance responses, team model, pricing structure, and an honest gap list. Human review required before submission.

Buyer
Assemblée nationale-Direction des…
Type
other
Location
Assemblée nationale-Direction des…
Notice type
—
Published
12 Aug 2026
Closes
17 Sep 2026 00:00 UTC
GSIN
—
UNSPSC
—

Description

Services professionnels pour le Bureau de projets

Extracted document text

notice-page.txt

SAP Ariba system maintenance SAP Ariba will be unavailable for scheduled maintenance at the times listed below. We apologize for any inconvenience. Saturday, August 22 from 8:00 pm until 11:59 pm (EDT) Buy Canadian Policy The Government of Canada has introduced new policies to protect, build, and transform Canadian industries. Check out Buy Canadian Policy for more information on what this could mean for you. Services professionnels pour le Bureau de projets Solicitation number 20164088 Publication date 2026/08/12 Closing date and time 2026/09/17 11:00 EDT Status Status Open Time to closing 26 days 13:30 hours Create a notification to follow this notice Follow this notice How to bookmark this notice Bookmark this notice Description Avis d’appel d’offres L’Assemblée nationale invite des prestataires de services à soumissionner à l’appel d’offres public n° 370101669 afin d’octroyer un contrat de services professionnels pour le Bureau de projet du Centre d’expertise numérique de l’Assemblée nationale. Seuls sont admis à présenter une soumission : -           Les entreprises ayant acheté les documents d’appel d’offres par l’entremise du système électronique d’appel d’offres public « SEAO »; -           Les entreprises et leurs administrateurs qui, au cours des cinq années précédant la date d’ouverture des soumissions, ne doivent pas avoir été déclarés coupables d’une infraction à la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34) relativement à un appel d’offres public ou à un contrat conclu avec une administration publique au Canada, ou s’ils ont été déclarés coupables, ont obtenu un pardon pour cette infraction. Date et heure de fermeture de l’appel d’offres : le 17 septembre 2026 avant 11 heures. Les soumissions transmises par voie électronique ne peuvent être effectuées que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offre du gouvernement du Québec (SEAO), à l’adresse suivante : www.seao.ca . Pour les soumissions sur support papier, seules celles reçues sous pli cacheté et bien identifiées seront considérées (nom de l’entreprise, numéro d’appel d’offres, date et heure de fermeture). L’Assemblée nationale se réserve le droit, au moment de l’analyse des soumissions, de refuser toutes les soumissions présentées. Personne-ressource :          Romaric Sounlin Assemblée nationale Direction des ressources financières, de l’approvisionnement et de la vérification 1020, rue des Parlementaires, 1er étage Québec (Québec) G1A 1A3 Courriel : romaric.sounlin@assnat.qc.ca Show more description Show less description Contract duration The estimated contract period will be 36 month(s). Trade agreements World Trade Organization Agreement on Government Procurement (WTO GPA) Canadian Free Trade Agreement (CFTA) Canada-European Union Comprehensive Economic and Trade Agreement (CETA) Partner with another business Are you interested in partnering with other businesses for this opportunity? Add your company to the list of businesses who are interested in partnering . This list does not replace or affect the tendering procedures for this procurement process. Businesses are still required to respond to bid solicitations, and to compete based on the set criteria. For more information please read the Terms of use . Contact information Contracting organization Organization Assemblée nationale-Direction des ressources financières, de l'approvisionnement et de la vérification Address 1020 rue Des Parlementaires QC, G1A1A3 CAN Contracting authority Sounlin Romaric Phone (418) 643-3022 romaric.sounlin@assnat.qc.ca Bidding details Full details for this tender opportunity are available on a third-party site Click on the button below to be directed to this website. Note that on the third-party site you may need an account to view and/or bid on this tender. Information on any fees or additional costs to access the full details is outlined in the Description tab of this tender opportunity. View full details on third-party site Related notices

GUI_muni_express_lcom.pdf

GESTION CONTRACTUELLE MUNICIPALE Guide explicatif Muni-Express Loi sur les contrats des organismes municipaux 2e édition Ce document a été réalisé par le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation. Il est publié en version électronique à l’adresse suivante : Québec.ca/gouv/affaires-municipales-habitation. Ce contenu satisfait aux exigences du Standard sur l’accessibilité des sites Web (SGQRI 008 3.0). Il est compatible avec les lecteurs d’écran. Si vous éprouvez des difficultés techniques, faites appel à la Direction des communications en écrivant à l’adresse renseignements.generaux@mamh.gouv.qc.ca. ISBN 978-2-555-04414-2 (PDF) Dépôt légal, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2026. Tous droits réservés. La reproduction de ce document par quelque procédé que ce soit et sa traduction, même partielles, sont interdites sans l’autorisation des Publications du Québec. © Gouvernement du Québec, ministère des Affaires municipales et de l’Habitation, 2026 Table des matières Gestion contractuelle municipale .................................................. 1 Table des matières ........................................................................ 3 Introduction .................................................................................. 10 1 Objet, champ d’application et définitions (art. 1 à 6) ............. 11 1.1 Objet (art. 1) ............................................................................ 11 1.2 Champs d’application (art. 2 à 4) ............................................. 11 2 Le règlement de gestion contractuelle (art. 7 à 10) .............. 13 2.1 Mesures d’intégrité et de transparence en matière contractuelle (art. 8) ............................................... 13 2.2 Mesures favorisant les biens, les services québécois ou autrement canadiens ainsi que les entreprises qui ont un établissement au Québec ou ailleurs au Canada (art. 8) .... 13 2.3 Possibilité d’adopter des règles contractuelles adaptées dans son RGC (art. 9) ............................................................. 14 2.4 Nouveautés ............................................................................. 14 2.4.1 Allègement administratif : dépôt annuel d’un rapport d’application au conseil de l’organisme et transmission d’une copie du RGC au ministre des Affaires municipales ........ 14 2.4.2 Mesures d’acquisition responsable ............................................ 14 3 L’attribution de certains contrats des organismes municipaux (art. 11 et 12) ........................... 15 3.1 Contrat d’assurance, de crédit-bail ou contrat mixte (art. 11) .. 15 3.2 Le contrat de partenariat et l’approche collaborative (art. 12) ................................................................................... 16 4 Exigences d’intégrité des entreprises (art. 13) ...................... 17 4.1 Déclaration d’intégrité.............................................................. 17 4.2 Registre des entreprises non admissibles (RENA) .................. 17 4.3 Autorisation de l’AMP .............................................................. 18 4.4 Exceptions .............................................................................. 18 4.4.1 Intérêt public .............................................................................. 18 4.4.2 Circonstances exceptionnelles .................................................. 18 4.5 Régime d’intégrité et ententes promoteurs .............................. 19 5 Mandats aux fins de l’attribution de contrats (art. 14 à 17) .......................................................................... 20 5.1 Mandat confié à un autre organisme pour l’attribution de contrats (art. 14) ................................................................. 20 5.1.1 Amélioration du rendement énergétique .................................... 20 5.2 Délégation d’un mandat d’attribution de contrats (art. 15 et 16) .............

FIC_modifications_seao.pdf

Modifications au SEAO en raison de l’entrée en vigueur de la LCOM Fiche explicative Important – Enjeu relatif à l’inscription des prix soumis Un souci technique empêche actuellement l’entrée des prix soumis à la saisie des résultats d’ouverture lors du choix d’une modalité d’attribution autre que le « Prix proposé le plus bas ». Le problème a été pris en charge et la situation sera rectifiée lors de la prochaine mise à jour du Système électronique d’appel d’offres prévue au début de l’automne. D’ici la mise en place du correctif, les organismes sont invités à inscrire les prix soumis par chacun des soumissionnaires à la case « Information supplémentaire » à l’écran « Contrat conclu ». Nous sommes désolés des désagréments encourus et nous comptons sur votre coopération d’ici à ce que la problématique soit résolue. Dans le cadre de l’entrée en vigueur de la Loi sur les contrats des organismes municipaux (LCOM), plusieurs nouveautés et correctifs seront déployés dans le Système électronique d’appel d’offres (SEAO) à partir du 1 er avril 2026. Cette fiche explicative fait état des principales modifications au SEAO qui s’appliquent uniquement aux organismes municipaux. Dans cette fiche, vous trouverez de l’information sur les aspects suivants : 1. Informations permettant de déterminer le cadre légal applicable 2. Vocabulaire utilisé 3. Procédures d’attribution 4. Avis de qualification suivis de demande de prix 5. Avis d’appel d’offres de nature de Partenariat 6. Contrats à commandes 7. Avis de qualification et d’homologation 8. Autres modifications aux écrans de saisie de l’avis 9. Estimation 10. Addenda 1.Informations permettant de déterminer le cadre légal applicable L’article 257 de la LCOM prévoit une règle transitoire suivant laquelle les procédures d’attribution en cours et les contrats conclus avant la date d’entrée en vigueur de la LCOM demeurent assujettis aux dispositions des anciennes lois. Pôle d’expertise en gestion contractuelle | Ministère des Affaires municipales et de l’Habitation 3 ◼ Pour les appels d’offres publics (procédures ouvertes) : c’est la date de publication des documents d’appel d’offres dans un journal qui décidera si les règles applicables sont celles des lois antérieures ou celles de la LCOM. o À partir de la date de l’entrée en vigueur de la LCOM, les dispositions s’affichant au SEAO seront celles de la LCOM. Afin d’éviter les enjeux liés au changement de cadres légaux, il est recommandé que la publication dans un journal et la publication sur le SEAO soient toutes deux effectuées au même moment, que ce soit avant ou après l’entrée en vigueur de la LCOM. o Si toutefois la date de publication dans un journal précède l’entrée en vigueur de la LCOM, mais que la date de publication au SEAO est celle de l’entrée en vigueur de la LCOM, ou une date ultérieure à celle-ci, vous devez le préciser à l’écran « Description » et indiquer la date de publication et le nom du journal dans lequel l’avis a été publié. ◼ Pour les Avis d’appel d’offres sur invitation et Contrat à la suite d’un avis d’appel d’offres sur invitation, lors de la saisie de la date de conclusion de contrat, le système présente les dispositions applicables à la date de conclusion du contrat. o La LCOM prévoit toutefois que la date qui prévaut pour ces derniers est celle de la transmission des documents d’appel d’offres. Puisque le système ne permet pas d’inscrire cette date, les organismes municipaux verront apparaître les libellés de la LCOM si la date de conclusion est le 1er avril 2026 et/ou une date ultérieure, même si la date de transmission des documents d’appel d’offres est antérieure au 1er avril. o Afin que les organismes municipaux puissent se prévaloir des dispositions antérieures à la LCOM, une disposition supplémentaire a été ajoutée aux choix de sélection possibles et il faudra préciser par écrit la disposition selon laquelle le contrat a été attribué su

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